Die Standesbeamten stellen aus den Personenstandsregistern (Geburten-, Ehe-, Lebenspartnerschafts- und Sterberegister) folgende Personenstandsurkunden aus:
- Geburtsurkunden,
- Eheurkunden,
- Lebenspartnerschaftsurkunden,
- Sterbeurkunden,
- beglaubigte Ausdrucke aus dem Geburten-, Ehe-, Lebenspartnerschafts- und Sterberegistern.
Die Geburtsurkunde wird aus dem Geburtenregister ausgestellt. Diese Urkunden dienen vor allem zum Beweis des Tags und des Orts der Geburt sowie der Vor- und Familiennamen einer bestimmten Person. Aus einer Geburtsurkunde ergeben sich darüber hinaus vor allem die Eltern des Kindes. Ein beglaubigter Ausdruck aus dem Geburtenregister zeigt u.U. auch Veränderungen bei der Abstammung des Kindes (z.B. eine Adoption) und beim Familiennamen des Kindes und seiner Eltern auf.
Die Eheurkunde wird aus dem Eheregister ausgestellt und beweist die Eheschließung der beiden Ehegatten und gibt den Nachweis über die evtl. neugewählte Namensführung.
Die Lebenspartnerschaftsurkunde wird aus dem Lebenspartnerschaftsregister ausgestellt und beweist die Begründung der Lebenspartnerschaft der Lebenspartner und gibt den Nachweis über die evtl. neugewählte Namensführung.
Die Sterbeurkunde wird aus dem Sterberegister ausgestellt und beweist Tag und Ort des Todes einer bestimmten Person.
Beglaubigte Ausdrucke aus den Personenstandsregistern sind wortgetreue Wiedergaben der jeweiligen Einträge einschließlich der Vermerke über die Fortführung der ursprünglichen Beurkundungen durch familienrechtliche Änderungen sowie durch Berichtigungen.
Zu den Personenstandsurkunden können auf Wunsch auch mehrsprachige Formulare ausgestellt werden, so dass diese im europäischen Ausland keiner Übersetzung mehr bedürfen.
Das Geburten-, Ehe-, Lebenspartnerschafts- und Sterberegister wird am Ort des jeweiligen Personenstandsfalls geführt. Die Personenstandsurkunden aus diesen Registern sind deshalb beim Standesamt zu beantragen, in dessen Zuständigkeitsbereich das Kind geboren ist, die Ehe geschlossen wurde, die Lebenspartnerschaft begründet wurde bzw. der Betroffene verstorben ist (Personenstandsfälle, die im elektronischen Personenstandsregister beurkundet wurden (seit 2009), können bayernweit in jedem Standesamt beantragt werden).
Die Personenstandsurkunden geben zum Zeitpunkt ihrer Ausstellung den jeweiligen Stand der standesamtlichen Beurkundung in den Personenstandsregistern wieder. Änderungen durch Fortführung der Personenstandsregister werden in die Urkunden eingearbeitet. Folge ist z.B., dass in einer älteren Geburtsurkunde noch kein Vater eingetragen ist, wenn die Vaterschaft erst später anerkannt wurde. Die Abstammung von dem Mann kann dann nur mit einer neueren Geburtsurkunde nachgewiesen werden.
Dieses Beispiel soll verdeutlichen, dass immer nur die neueste Personenstandsurkunde den aktuellen Stand der Beurkundung in einem Personenstandsregister wiedergeben kann. Selbst wenn keine Veränderungen eingetreten sind, lässt sich auch diese Tatsache nur mit einer Personenstandsurkunde neuesten Datums beweisen.
